Política de Privacidad y Confidencialidad

F@ctia – Plataforma de Automatización de Facturas Electrónicas

En F@ctia, desarrollada por Alvione, reconocemos que la información, los datos personales y la propiedad intelectual son activos esenciales para la confianza, seguridad y continuidad de nuestros servicios. Por ello, establecemos la siguiente Política de Privacidad y Confidencialidad con el fin de proteger los datos personales, la información fiscal y comercial de nuestros clientes, usuarios y aliados.

La confidencialidad, la seguridad de los datos y el respeto por la propiedad intelectual son compromisos que asumimos de conformidad con los valores de honestidad, transparencia y respeto por el individuo, así como con lo dispuesto en la Ley N.° 8968 “Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales”, la normativa aplicable en materia de propiedad intelectual y derechos de autor en Costa Rica, y demás legislación vigente.

Sitio web: https://factia.rolosa.com/

1. Naturaleza de nuestros servicios

F@ctia es una plataforma inteligente de automatización para la gestión de facturas electrónicas que ofrece:

• Carga automática de facturas (PDF y XML)
• Validación inteligente de documentos fiscales
• Análisis y extracción automática de datos mediante algoritmos inteligentes
• Clasificación automática y organización de facturas
• Almacenamiento seguro en la nube con cifrado
• Notificaciones automáticas por correo electrónico
• Reportes y control en tiempo real

En el desarrollo de estos servicios, F@ctia procesa información sensible de carácter fiscal, comercial y personal, por lo que nos comprometemos a protegerla bajo los más altos estándares de seguridad y confidencialidad.

2. Protección de datos personales y comerciales

2.1 Información que procesamos

En el marco de nuestros servicios, F@ctia procesa la siguiente información:

• Datos de facturación electrónica: emisor, receptor, montos, impuestos, conceptos, fechas, números de cédula o identificación fiscal
• Información de usuarios: nombres, correos electrónicos, datos de contacto, credenciales de acceso
• Datos empresariales: razón social, identificación tributaria, información comercial
• Documentos fiscales: facturas electrónicas en formato PDF y XML
• Registros de actividad: logs de acceso, uso de la plataforma y procesamiento de documentos

2.2 Uso de la información

La información procesada por F@ctia se utiliza exclusivamente para:

• Automatizar la carga, validación y clasificación de facturas electrónicas
• Extraer y organizar datos relevantes de los documentos fiscales
• Almacenar de forma segura las facturas en repositorios cifrados en la nube
• Generar reportes y análisis sobre el estado de las facturas
• Enviar notificaciones automáticas a los usuarios designados
• Mejorar el funcionamiento y seguridad de la plataforma
• Cumplir con obligaciones legales y fiscales

F@ctia no vende, comercializa ni comparte información de los usuarios con terceros, salvo que sea requerido por autoridades competentes conforme a la ley.

2.3 Almacenamiento y seguridad

Todas las facturas y datos procesados se almacenan en servidores seguros con:

• Cifrado de datos en reposo y en tránsito
• Controles de acceso mediante autenticación y autorización
• Respaldos periódicos para garantizar la disponibilidad de la información
• Monitoreo continuo para detectar y prevenir accesos no autorizados
• Protocolos de seguridad alineados con las mejores prácticas internacionales

3. Confidencialidad de la información

3.1 Información confidencial

Se considera confidencial toda información procesada, almacenada o transmitida a través de F@ctia, incluyendo pero no limitándose a:

• Facturas electrónicas y sus datos asociados
• Información financiera, comercial y tributaria
• Datos personales de clientes, proveedores y colaboradores
• Reportes, análisis y estadísticas generadas por la plataforma
• Credenciales de acceso y configuraciones de usuarios

3.2 Obligaciones de confidencialidad

Todo el personal, colaboradores y terceros vinculados con F@ctia y Rolosa tienen la obligación de:

• Mantener la confidencialidad sobre cualquier información a la que tengan acceso
• No divulgar, copiar, registrar o ceder información sin autorización expresa
• Utilizar los datos únicamente para los fines autorizados relacionados con el servicio
• Reportar cualquier incidente de seguridad o acceso no autorizado
• Cumplir con las políticas de seguridad de la información establecidas

El incumplimiento de estas obligaciones podrá dar lugar a sanciones disciplinarias, así como responsabilidades civiles, administrativas o penales conforme a la legislación costarricense.

4. Propiedad intelectual

4.1 Titularidad

Toda la tecnología, software, algoritmos, diseños, interfaces, códigos fuente, bases de datos, documentación técnica y demás desarrollos que forman parte de F@ctia son propiedad exclusiva de Rolosa y están protegidos por las leyes de propiedad intelectual y derechos de autor de Costa Rica, incluyendo la Ley N.° 6683 “Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos”.

4.2 Prohibiciones

Queda estrictamente prohibido:

• Copiar, reproducir, modificar o descompilar el software de F@ctia
• Utilizar ingeniería inversa sobre los algoritmos o sistemas de la plataforma
• Comercializar, ceder o transferir la tecnología sin autorización
• Extraer, replicar o utilizar bases de datos o componentes de la plataforma
• Crear obras derivadas basadas en F@ctia sin consentimiento expreso

4.3 Derechos de los usuarios

Los usuarios de F@ctia mantienen la titularidad sobre sus propias facturas y documentos fiscales cargados en la plataforma. F@ctia actúa únicamente como procesador y custodio de esta información, sin adquirir derechos de propiedad sobre los datos cargados por los clientes.

5. Derechos de los usuarios

De conformidad con la Ley N.° 8968, los usuarios de F@ctia tienen derecho a:

• Acceder a sus datos personales y facturas almacenadas
• Rectificar información inexacta o incompleta
• Cancelar su cuenta y solicitar la eliminación de sus datos
• Oponerse al tratamiento de sus datos en casos específicos
• Portabilidad de sus datos en formatos estándar
• Ser informados sobre el uso de sus datos personales

Para ejercer estos derechos, los usuarios pueden contactarnos a través de los canales oficiales de F@ctia.

6. Uso de cookies y tecnologías similares

F@ctia utiliza cookies y tecnologías similares para:

• Mantener la sesión activa de los usuarios
• Recordar preferencias y configuraciones
• Analizar el uso de la plataforma para mejorar la experiencia
• Garantizar la seguridad y prevenir accesos no autorizados

Los usuarios pueden configurar su navegador para rechazar cookies, aunque esto podría afectar algunas funcionalidades de la plataforma.

7. Comunicaciones y notificaciones

F@ctia envía notificaciones automáticas por correo electrónico para:

• Informar que una factura ha sido procesada
• Alertar sobre documentos incompletos o con errores
• Comunicar actualizaciones importantes del sistema
• Enviar recordatorios y alertas configuradas por el usuario

Los usuarios pueden gestionar sus preferencias de notificaciones desde su panel de control.

8. Compartición de información con terceros

F@ctia no comparte información personal o comercial con terceros, excepto en los siguientes casos:

• Cuando sea necesario para la prestación del servicio (por ejemplo, proveedores de infraestructura en la nube bajo estrictos acuerdos de confidencialidad)
• Cuando sea requerido por autoridades competentes mediante orden legal
• Con el consentimiento expreso del usuario

Todos los proveedores de servicios que acceden a información en nombre de F@ctia están sujetos a obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las nuestras.

9. Retención y eliminación de datos

Los datos y facturas procesadas por F@ctia se conservan durante el tiempo necesario para:

• Cumplir con las obligaciones fiscales y legales aplicables en Costa Rica
• Prestar el servicio contratado por el usuario
• Atender requerimientos de autoridades competentes

Una vez finalizada la relación contractual o cuando el usuario solicite la eliminación de sus datos, F@ctia procederá a eliminarlos de forma segura, excepto aquellos que deban conservarse por obligación legal.

10. Modificaciones a esta política

F@ctia se reserva el derecho de actualizar esta Política de Privacidad y Confidencialidad en cualquier momento. Las modificaciones serán notificadas a los usuarios a través del sitio web o por correo electrónico, y entrarán en vigor a partir de su publicación.

Recomendamos revisar periódicamente esta política para mantenerse informado sobre cómo protegemos su información.

11. Vigencia y contacto

Esta política entra en vigor a partir de su publicación y permanece vigente de manera indefinida. Las obligaciones de confidencialidad subsisten incluso después de finalizada la relación con F@ctia.

Para consultas, solicitudes o ejercicio de derechos relacionados con esta política, los usuarios pueden contactarnos:

• Sitio web: https://factia.rolosa.com/
• WhatsApp: +506 8937 1278
• Correo electrónico: [Incluir correo de contacto]

12. Legislación aplicable

Esta Política de Privacidad y Confidencialidad se rige por las leyes de la República de Costa Rica, incluyendo:

• Ley N.° 8968 “Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales”
• Ley N.° 6683 “Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos”
• Código de Trabajo
• Código Penal (en lo referente a delitos informáticos y violación de datos)

Atribuciones de recursos visuales

Los íconos e imágenes utilizados en el sitio web de F@ctia provienen de:

• Íconos: Flaticon / Freepik / Canva / IconScout
• Imágenes: Freepik

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